Сейчас весьма распространена практика, когда для целей управленческого учета в компании выделяют центры ответственности, каждому из которых присваивается уникальный код. Каждый сотрудник также имеет свой табельный номер. Таким образом, все затраты, которые осуществляет конкретный работник, легко отнести на тот центр финансовой ответственности (ЦФО), в котором он работает.

Когда компания приобретает что-либо для определенного ЦФО, например для администрации, трудностей с распределением затрат не возникает. Но как быть, если организация расходует средства на конкретных сотрудников?

Возьмем мобильную связь. Допустим, на переговоры в месяц сотрудники потратили 10000 долларов США, на эту же сумму поставщик услуг выставил счет. Конечно, бухгалтерия может распределить затраты пропорционально, например, количеству сотрудников отдела. Однако это будет лишь приблизительный расчет. На практике крупные предприятия решают данную проблему следующим образом: они договариваются с поставщиками, чтобы те в приложении к счету указывали дополнительную информацию. Так, помимо наименования услуги и ее стоимости могут быть указаны фамилия и имя сотрудника, потребившего данную услугу, а также код центра затрат, к которому этот работник относится.

Сбор информации без потерь

Поставщик и заказчик должны согласовать формы счетов и перечислить обязательные для заполнения поля. Образцы этих документов можно приложить к договору.

Затем партнеры должны разработать документ, который регламентирует процедуру выставления и оплаты счетов. Его составляют в произвольной форме, но обязательно прописывают и согласуют следующие моменты:

– сроки и этапы выставления счетов. Количество этапов зависит от сложности биллингового процесса и количества вовлеченных в него лиц, как правило, в процедуре достаточно 4-5 пунктов.

– ФИО и должности ответственных лиц. Со стороны заказчика, это могут быть сотрудники, которые отвечают за проверку счетов. Например, специалист службы снабжения, офис-менеджер, сотрудник бухгалтерии и т. п. То есть лица, отвечающие за содержание счета, а не за его форму или правильность оформления.

Следует обратить особое внимание, что в процедуру выставления и оплаты счетов нужно обязательно включить пункт, предусматривающий обновление данных о сотрудниках компании. Их переход из одного подразделения в другое, появление новых кадров приводят к необходимости периодического обновления. Следовательно, в документе, описывающем процедуру, следует прописать, что компания-заказчик каждый месяц будет присылать файл, содержащий следующие данные по сотрудникам: табельный номер, ФИО и код центра затрат.

Для регулярного обновления центров затрат заказчик должен назначить лицо в своей компании, ответственное за ведение такого файла. Например, эти обязанность может выполнять работник бухгалтерии. Постоянный обмен информацией позволит избежать пробелов в счетах, а, следовательно, и проблем со списанием затрат.

Издержки детализации

Конечно, предоставление подобной расшифровки к счетам является дополнительной работой, которую приходится выполнять поставщику, чтобы соответствовать требованиям заказчика. Поэтому плата за его услуги при способе расчетов посредством выставления счетов может быть несколько выше. У заказчика также увеличиваются трудозатраты, так как появляется кредиторская задолженность, то есть задолженность перед агентством за оказанные услуги, а вместе с ней и работа по проверке счетов и контролю над их оплатой. Поэтому может появиться мысль: «А почему бы трэвел-менеджеру или секретарю в своем заказе сразу не проставить центр затрат? Меньше работы, затрат и не надо ничего усложнять». Возможно, для обеих компаний это было бы проще. Однако человеческий фактор дает о себе знать – секретарь может ошибиться и указать в заявке неверный код, сотрудник агентства также может внести неверные данные в биллинговую программу. В случае, когда центр ответственности указан неправильно, и у поставщика отсутствует полная и достоверная информации о ЦФО, он не сможет проконтролировать, правильно ли проставлены их коды. В итоге это приведет ко многим трудностям в учете. Так что чем выше уровень автоматизации, тем лучше. Поэтому привлекать поставщиков к контролю над центрами затрат в расшифровках к счетам все-таки нужно.

Итак, как показывает практика, даже самая удачная идея не будет работать, если не продумать ее до мелочей, и вместо ожидаемых результатов, она принесет компании проблемы и убытки (в виде штрафных санкций за неоплату счетов). Вместе с тем затраты на ведение управленческого учета велики, и компания не может себе позволить получать какую угодно информацию, а только точную и достоверную. Поэтому при выборе поставщиков нужно обращать внимание не только на качество оказания услуг и уровень сервиса. Важно также выяснить, насколько они технически готовы выполнять предъявленные к ним требования. Новые идеи приводят с собой и новые требования, кто им соответствует, тот и получает заказы.