При проведении проверок налоговые органы обычно уделяют повышенное внимание расходованию наличных денежных сумм. В данной статье речь пойдет о том, как не допустить ошибок при оформлении документов, касающихся расчетов с подотчетными лицами (авансовых отчетов, командировочных удостоверений и т. д.), и избежать возможных споров с налоговиками.

Предприятия выдают наличные деньги из кассы на хозяйственно-операционные расходы, а также на расходы экспедиций, геолого-разведочных партий, уполномоченных организаций, отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности предприятий. Для этого заполняется расходный кассовый ордер (форма N КО-2 «Расходный кассовый ордер») или другой документ (например, заявление на выдачу денег). После проставления на нем штампа с реквизитами документ подписывается руководителем, главным бухгалтером или уполномоченными лицами. Работники, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести по ним окончательный расчет. Выдача наличных денег производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу. Передача выданных под отчет денег одним лицом другому запрещается.

Для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы, применяется авансовый отчет (форма N АО-1 «Авансовый отчет»), который заполняется в одном экземпляре и может составляться как на бумажном, так и на машинном носителе.

В авансовом отчете работник (подотчетное лицо) заполняет оборотную сторону, где необходимо перечислить документы, подтверждающие произведенные расходы (квитанции, транспортные документы, кассовые и товарные чеки и другие оправдательные документы), а также суммы затрат по ним (графы 1–6). Сами документы пронумеровываются в порядке их записи и сдаются в бухгалтерию вместе с отчетом.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные расходы, правильность их оформления и подсчета сумм, присваивает авансовому отчету номер, а затем на лицевой и оборотной сторонах формы указывает принятые к учету суммы расходов (графы 7–8) и корреспондирующие счета (субсчета). Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным лицом и принимается к учету. Неизрасходованный остаток аванса подотчетное лицо сдает в кассу организации. Бухгалтер оформляет приходный кассовый ордер, но контрольно-кассовая техника в этом случае не применяется, поскольку возврат денежных средств не связан с продажей товаров (выполнением работ, оказанием услуг). Перерасход по авансовому отчету выдается подотчетному лицу по расходному кассовому ордеру. Деятельность многих организаций связана с частыми командировками сотрудников. Если работник должен возвратиться из поездки в день прикомандирования, то командировочное удостоверение можно не выписывать.

Цель командировки – выполнение сотрудником служебного поручения. Поэтому непосредственный начальник направляемого в командировку сотрудника заполняет форму Т-10а «Служебное задание» (в ней указывается задание должностного лица, место, учреждение прикомандирования и его сроки). Затем руководитель организации утверждает задание, на его основании оформляется приказ о направлении работника в командировку по форме Т-9 (или Т-9а), в соответствии с которым выписывается командировочное удостоверение формы Т-10 (в одном экземпляре).

Минфин РФ в Письме от 06.12.2002 N 16-00-16/158 разъясняет, что организация может издать приказ (или иной распорядительный документ), где устанавливается перечень документов, на основании которых работника направляют в служебную командировку. В них подтверждается производственный характер командировки и определяется ее продолжительность. В частности, это может быть приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку и (или) выдача ему командировочного удостоверения. Параллельное составление двух документов по одному факту хозяйственной деятельности необязательно, поэтому в зависимости от ситуации можно оформить один документ. После оформления указанных документов работнику выплачивают командировочные, в которые входит стоимость проезда, расходы по найму жилья, суточные и иные затраты, на которые дал разрешение работодатель.

После окончания командировки сотрудник представляет в бухгалтерию организации авансовый отчет с приложением командировочного удостоверения (или приказа о командировании), а также документов, подтверждающих расходы по найму жилья, по проезду и др. На основании отметок в командировочном удостоверении о дне прибытия в место командировки и дне выбытия определяется фактическое время пребывания работника в месте командировки. В случае, когда работник находился в разных населенных пунктах, необходимые отметки делаются в каждом пункте.

Командировочное удостоверение должно быть составлено грамотно, с соблюдением установленных норм. Обычно встречаются следующие ошибки: проставлены не все подписи и печати; личные данные работника, указанные в документе, не совпадают с данными в билетах; в удостоверении нет отметок о времени прибытия и выбытия из одного места командировки в другое (командированный мог забыть или не стал настаивать на проставлении отметки); к авансовому отчету не приложен отчет о выполнении служебного задания, в котором отмечается проделанная в командировке работа.

Следует избегать просчетов в оформлении командировочного удостоверения, иначе налоговые органы станут сомневаться в экономической обоснованности произведенных расходов и в самом факте командировки.